VIRTUAL EVENT - XU HƯỚNG CHUYỂN DỊCH CỦA NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Với ưu điểm tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời vẫn có thể tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem một cách nhanh chóng, Virtual Event chính là giải pháp các doanh nghiệp đang tìm kiếm để tổ chức sự kiện truyền thông trong bối cảnh hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng.

Vậy Virtual Event là gì? Loại hình này có thể ứng dụng cho các loại sự kiện nào? Hãy cùng GP tìm hiểu trong bài viết sau.

Virtual Event - Bước tiến mới trong thời đại số

Khái niệm “Virtual Event” hay “Sự kiện ảo” có thể vẫn còn xa lạ với đại đa số người Việt, nhưng đây là công nghệ đã được ứng dụng bởi nhiều nhãn hàng lớn trên khắp thế giới, như: Sony, Amway, Nuffic Neso,......

Virtual Event chính là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo trên website thay vì cùng nhau gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế, trong đó có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/nguồn hình ảnh/video.... nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người.

Virtual Event có thể được tiến hành với 2 hình thức: Sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát live và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội (Live 70%, Recorded 30%); hoặc Sự kiện ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%). Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

Các Sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và Youtube. Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như training nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn....doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới - gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng, đồng thời đảm bảo tính bảo mật khi các cá nhân được cấp quyền mới có thể truy cập vào trang. Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, Youtube... để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.

Bí quyết để tổ chức một Virtual Event thành công

Sự kiện ảo cũng giống với mọi sự kiện offline khác, đều có thể xảy đến nhiều yếu tố bất ngờ. Vì thế, để đảm bảo Virtual Event diễn ra suôn sẻ, bạn có thể áp dụng một số bí quyết sau đây.

Lên kế hoạch kỹ lưỡng: Dù lớn hay nhỏ, dù online hay offline, mỗi sự kiện đều nên được tổ chức theo một kế hoạch, chiến lược cụ thể. Xác định mục tiêu và concept tổng, từ đó lên chi tiết các hạng mục cần thực hiện.

Trước khi tổ chức một Virtual Event, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:

• Thông điệp bạn muốn truyền tải?
• Sự kiện sẽ được phát live, hay ghi hình trước?
• Nội dung, tin tức về sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu? Các nền tảng nào sẽ được ứng dụng để truyền thông?
• Đối tượng hướng đến là ai?
• KPIs bạn muốn đạt được là gì?

Chọn thời điểm phù hợp: Chọn ngày và giờ phù hợp để tổ chức event là một trong những nhiệm vụ tối quan trọng. Trước khi xác định thời điểm, bạn nên làm một nghiên cứu nho nhỏ: Hãy đảm bảo rằng không có các sự kiện cạnh tranh trực tiếp hoặc ngày lễ đặc biệt khiến số lượng người xem bị hạn chế. Ngoài ra, bạn nên phân tích dữ liệu của nền tảng sẽ sử dụng để xác định thời gian số lượng người truy cập đạt mức cao nhất.

Truyền thông bài bản: Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có thể “hữu xạ tự nhiên hương”. Bạn đã dày công chuẩn bị một sự kiện hoành tráng, thì hãy quảng bá nó một cách tốt nhất có thể. Chọn một đặc điểm “đinh”, ví dụ: nội dung HOT, diễn giả nổi tiếng, ưu đãi khi tham gia sự kiện......để truyền thông thu hút người xem. Chia sẻ những thông tin chi tiết về sự kiện qua email và các nền tảng mạng xã hội, việc này nên bắt đầu tiến hành trước ngày tổ chức từ 2-3 tuần, và thực hiện xuyên suốt đến ngày sự kiện.

Chuẩn bị trước cho các tình huống trục trặc về mặt kỹ thuật: Kiểm tra thật kỹ đường truyền Internet - xương sống kỹ thuật của toàn bộ chương trình. Bên cạnh đó, bạn nên chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng trong trường hợp có file bị lỗi. Tốt nhất, hãy nên có 1 buổi diễn tập trước để sớm phát hiện ra vấn đề.

Luôn nhớ rằng: không phải tất cả những người sẽ tham dự sự kiện đều rành công nghệ. Soạn thảo sẵn một bản hướng dẫn hoặc luôn có đội ngũ hỗ trợ trực chiến sẽ giúp sự kiện của bạn nâng cao tính chuyên nghiệp và giúp người xem thêm phần an tâm.

Tăng tính tương tác cho chương trình: Người xem sẽ dễ cảm thấy nhàm chán nếu chương trình chỉ tập trung vào chia sẻ của diễn giả. Hãy tạo các tình huống, câu hỏi để kích thích người xem tương tác trực tiếp. Bạn có thể sử dụng các bảng khảo sát hoặc tổ chức một vài minigame, không khí chương trình sẽ sôi động hơn rất nhiều. Đừng quên đề nghị người tham gia gửi lại đánh giá để làm cơ sở tổ chức các hoạt động tiếp theo.

Cuối cùng, nếu bạn muốn tổ chức một Virtual Event thật chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro đến mức tối đa thì việc hợp tác với một Agency thật sự là một phương án an toàn. Hãy liên hệ với GoldenPen để Sự kiện ảo mà bạn đang ấp ủ nhanh chóng được hiện thực hóa ngay hôm nay!!!