JOB STORY

 THÁCH THỨC VÀ GIẢI PHÁP TRONG TỔ CHỨC VIRTUAL EVENTS

Sự kiện trực tuyến (Virtual Events) trở thành giải pháp lý tưởng nhưng cũng tồn tại không ít thách thức cho các đơn vị tổ chức sự kiện trong giai đoạn ảnh hưởng bởi Covid-19.

Hiện nay, hầu hết chúng ta đều bỏ lỡ cảm xúc, sự trải nghiệm cá nhân khi theo dõi các sự kiện trực tuyến bởi đôi lúc loại hình này chưa đủ truyền tải mọi yếu tố giúp người xem cảm thấy thú vị hay rung động như tham gia các sự kiện trực tiếp. Ngoài ra, việc thu hút và “giữ chân” khán giả tham dự đến cuối chương trình cũng là vấn đề các đơn vị tổ chức sự kiện thường lo ngại trong quá trình thực hiện.

Dù vậy, các đơn vị tổ chức sự kiện và các doanh nghiệp vẫn nhận ra được lợi ích lâu dài của Virtual Events, đặc biệt trước bối cảnh cần đảm bảo an toàn khỏi đại dịch. Theo dữ liệu được thống kê bởi Event Manager Blog, hơn 70% các đơn vị tổ chức sự kiện cho biết một khi tình hình xã hội khả quan trở lại, thì phần lớn các sự kiện của họ cũng sẽ là sự kiện ảo lai bối cảnh thực tế – Virtual Hybrid Events.


Thống kê từ Event Manager Blog về xu hướng sự kiện khi xã hội trở lại trạng thái bình thường mới

Do đó, để có góc nhìn khách quan và cụ thể hơn, hãy cùng GoldenPen The Special Team tìm hiểu về những thách thức phổ biến khi thực hiện loại hình sự kiện này. Đồng thời tham khảo các giải pháp mà mỗi đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã triển khai như thế nào.

THÁCH THỨC 1: SỰ TƯƠNG TÁC VỚI KHÁN GIẢ/NGƯỜI THAM DỰ (ATTENDEE ENGAGEMENT)

Vào đầu năm 2020, khi mà hầu như tất cả các sự kiện dần chuyển sang mô hình trực tuyến, các đơn vị tổ chức ít có thời gian chuẩn bị kĩ lưỡng khi vận hành chương trình đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin. Điều này dẫn đến một loạt các cuộc tấn công từ các tội phạm mạng gọi là “Zoom-Bomber”, đánh cắp các thông tin từ chương trình cũng như thông tin của người tham dự.

Giải pháp: Ngày nay, khi thông tin cá nhân cũng là một tài sản quý báu thì các đơn vị tổ chức sự kiện cũng phải có trách nhiệm bảo vệ bản thân họ cũng như là thông tin của người tham dự chương trình, đặc biệt trong các chương trình có thể đòi hỏi trao đổi các thông tin mật. Vì vậy, một nền tảng quản lý và tổ chức sự kiện có bảo mật và quyền riêng tư cao được tích hợp sẵn là điều cần thiết mà các đơn vị tổ chức sự kiện cần lưu ý.

 

THÁCH THỨC 2: CHUYÊN MÔN KỸ THUẬT (TECHNICAL EXPERTISE)

Một trong những hiểu lầm phổ biến của các đơn vị tổ chức và cả người tham dự là sự kiện trực tuyến chỉ là hình thức kết nối online qua nền tẳng Zoom, Microsoft Teams, Webex,... Điều này thể hiện rằng, việc phụ thuộc quá nhiều vào các kỹ thuật và nền tảng sẵn có làm giảm đi tính tương tác cũng như là sự hấp dẫn của chương trình.

Giải pháp: Việc tiếp cận, tìm tòi, nghiên cứu và cải thiện các công nghệ, nền tảng sẵn có là ưu tiên hàng đầu. Kết nối và hợp tác với các nhà cung cấp công nghệ cao để nâng cao kỹ thuật vận hành, sáng tạo nên các chương trình có sức hút cao hơn. Vận dụng và kết hợp các công nghệ để làm mới các phương pháp và trải nghiệm của người tham dự sự kiện trực tuyến.

THÁCH THỨC 3: QUYỀN RIÊNG TƯ VÀ BẢO MẬT (PRIVACY & SECURITY)

Vào đầu năm 2020, khi mà hầu như tất cả các sự kiện dần chuyển sang mô hình trực tuyến, các đơn vị tổ chức ít có thời gian chuẩn bị kĩ lưỡng khi vận hành chương trình đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin. Điều này dẫn đến một loạt các cuộc tấn công từ các tội phạm mạng gọi là “Zoom-Bomber”, đánh cắp các thông tin từ chương trình cũng như thông tin của người tham dự.

Giải pháp: Ngày nay, khi thông tin cá nhân cũng là một tài sản quý báu thì các đơn vị tổ chức sự kiện cũng phải có trách nhiệm bảo vệ bản thân họ cũng như là thông tin của người tham dự chương trình, đặc biệt trong các chương trình có thể đòi hỏi trao đổi các thông tin mật. Vì vậy, một nền tảng quản lý và tổ chức sự kiện có bảo mật và quyền riêng tư cao được tích hợp sẵn là điều cần thiết mà các đơn vị tổ chức sự kiện cần lưu ý.

THÁCH THỨC 4: CHƯƠNG TRÌNH TÀI TRỢ (SPONSORSHIP PROGRAMS)

Đối với nhiều sự kiện, rất nhiều doanh thu đến từ nhà tài trợ, việc kết nối người mua và người bán trở thành ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng thuyết phục các doanh nghiệp khác tài trợ cho một Virtual Events do thiếu sự tiếp xúc và trải nghiệm thực tế của người tham dự. Hoặc là các nhà tài trợ chỉ tài trợ với mức giá thấp hơn nhiều so với sự kiện trực tiếp.

Giải pháp: Nhờ công nghệ, các sự kiện trực tuyến có thể cung cấp mức độ tương tác tương tự như các sự kiện trực tiếp và đôi khi còn cao hơn. Bằng cách phát triển trải nghiệm phòng trưng bày trực tuyến sống động và cơ hội xây dựng thương hiệu hấp dẫn, Virtual Events có thể mang lại mức độ hiển thị thông tin nhà tài trợ cao hơn trên nền tảng sự kiện cũng như trên các phương tiện truyền thông xã hội, trang web và nhiều kênh khác.

Với Virtual Events, mặc dù thách thức còn tồn tại không ít song chúng ta vẫn không thể phủ nhận giá trị mà các loại hình sự kiện trực tuyến mang lại. Đặc biệt là khi các doanh nghiệp cần tìm kiếm sự hồi sinh sau ảnh hưởng của đại dịch. Do đó, việc cấp thiết là tìm hiểu các phương pháp tổ chức tối ưu nhất, hiểu rõ vấn đề, thách thức và giải pháp, thì các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có bề dày kinh nghiệm như GoldenPen vẫn có cơ hội tạo nên những sự kiện trực tuyến hấp dẫn và đáng nhớ kể từ năm 2020.