KÝ SỰ EVENT: TRẢI NGHIỆM KHÓ QUÊN CHO LẦN ĐẦU LÀM "CHUYỆN ẤY"

Vô vàn thách thức ngay từ khi lên kế hoạch

Sự kiện GP thực hiện trong lần này là một hoạt động trao thưởng nội bộ với brief ban đầu dành cho offline event cho khoảng 7000 người. Đây là lần thứ 3 khách hàng này tin tưởng và giao cho GP tổ chức hoạt động thường niên đã đi vào truyền thống của doanh nghiệp. Và ngay từ trong tháng 1/2020, kế hoạch bao gồm ý tưởng và hoạt động chi tiết đã được GP hoàn thiện, để sau Tết có thể bắt tay cho các bước chuẩn bị đầu tiên.

Nhưng mọi thứ thay đổi vì Covid-19. GP phải đối mặt với thách thức làm sao tổ chức được sự kiện hoành tráng, đầy ý nghĩa mà 7000 người có thể tham gia trong thời điểm cần giãn cách xã hội để đảm bảo an toàn này? Và GP đã lựa chọn Hybrid Virtual Event để thay thế sau khi cân nhắc qua rất nhiều giải pháp tổ chức.

Giải pháp có rồi, nhưng thách thức vẫn còn đó:

• Kinh nghiệm 16 năm tổ chức sự kiện giúp GP có đầy đủ năng lực và hoàn toàn tự tin với các sự kiện offline. Thế nhưng với sự kiện online, bên cạnh cách thức hoạt động, một yếu tố sống còn quyết định thành công nữa là công nghệ. Điều này đòi hỏi tất cả nhân sự của dự án phải nhanh chóng tìm hiểu, học hỏi, trải nghiệm thực tế để thật sự có thể làm chủ được các trang thiết bị hiện đại nhất.
• Thuyết phục khách hàng tin tưởng vào đề xuất của GP và tiếp tục hợp tác. Vì đây cũng là khách hàng đã cùng hợp tác với GP nhiều năm, nên họ hiểu rõ đây là lần đầu tiên GP thực hiện loại sự kiện này và lo lắng cũng là điều dễ hiểu.
• Nội dung chương trình không chỉ đạt sự mãn nhãn về hình ảnh và âm thanh mà còn phải tạo được cảm xúc đồng thời giữ chân người xem từ đầu đến cuối chương trình cũng là một thách thức lớn mà GP cần đối mặt.
• Trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát và yêu cầu giãn cách xã hội, việc tìm kiếm, kết nối với các nhà thầu và đối tác có kinh nghiệm đối với loại sự kiện này cũng gặp nhiều khó khăn.
• Kế hoạch vận hành dự án thay đổi hoàn toàn so với ban đầu khiến team dự án mất nhiều thời gian để điều chỉnh phù hợp sao cho hiệu quả.

Chưa dừng lại ở đó, việc tìm kiếm trường quay để ghi hình, chuẩn bị các nội dung trình chiếu không vi phạm bản quyền trên các trang mạng xã hội và tìm kiếm đạo diễn sân khấu, đạo diễn hình ảnh có kinh nghiệm với loại sự kiện này,... cũng là những vấn đế khiến team dự án phải “cân não” nhiều lần. Để có lời giải, không cách nào khác là GP không ngừng học hỏi, trải nghiệm thực tế, đồng thời tìm kiếm những đồng sự có kinh nghiệm để cùng thực hiện.

“Tim đập chân run” trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Khi sự kiện chính thức bắt đầu thì cũng là lúc những lo lắng khác xuất hiện trong suốt quá trình diễn ra chương trình:

• Về đường truyền tín hiệu: Dù đã chọn được đơn vị cung cấp đáng tin cậy và test lại nhiều lần trước sự kiện, nhưng đây vẫn là điều toàn team lo lắng nhất. Chương trình được phát trên Fanpage và Youtube, những nền tảng có sever ở nước ngoài, nên việc đường truyền gặp vấn đề không phải hiếm thấy. Vì vậy, GP phải chuẩn bị sẵn đường truyền dự phòng và luôn có đội ngũ chuyên trách chờ sẵn để ứng phó.
• Ngay trước giờ diễn ra chương trình, trời mưa tầm tã khiến GP không khỏi “đau tim”. Hoạt động chính của chương trình là trao thưởng, nên cần có sự tham dự đầy đủ của những người được mời đến, nhằm đảm bảo mạch chương trình.
• Mỗi hoạt động trong chương trình đã được tính toán kỹ lưỡng đến từng giây, nên thật lo lắng nếu có khách mời nào phát biểu bất chấp thời gian.
• Cũng ngay sát khi bắt đầu, nhiều thay đổi vào phút cuối từ khách hàng và từ chính “trùm cuối” của GP đã khiến toàn team “vắt chân lên cổ” để hoàn thiện cho kịp giờ phát sóng. Nhưng cũng thật may, vì nhờ những ý kiến đáng giá đó, chương trình mới có thể thành công ngoài mong đợi được như vậy.

Nhớ lại khoảnh khắc này, bạn Uyên Lê - người chịu trách nhiệm cao nhất cho toàn bộ dự án chia sẻ: “Hai tiếng diễn ra chương trình là từng ấy thời gian mỗi dây thần kinh của mình đều căng như dây đàn, mình vừa xem trên điện thoại để theo dõi kết nối, vừa phải giám sát các hoạt động thực tế tại hiện trường để đảm bảo mọi thứ không có bất cứ sai sót nào”.

Niềm vui vỡ òa khi sự kiện diễn ra thành công hơn mong đợi

Mặc dù thời lượng phát sóng chương trình kéo dài hơn dự kiến do phần phát biểu của khách mời và sự tham gia ghi hình của nhà phân phối bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết, nhưng sự kiện đã thành công tốt đẹp trong việc đảm bảo chất lượng hình ảnh và truyền tải nội dung thu hút xuyên suốt chương trình.

Những con số ấn tượng trở thành dấu ấn của chính GP và khách hàng khi chương trình có hơn 2000 người xem trực tuyến trong thời điểm diễn ra sự kiện với hơn 8000 nhà phân phối theo dõi tại các điểm xem chung. Trong vòng 24h, chương trình đạt hơn 20.000 lượt xem trên kênh Youtube chính thức của doanh nghiệp. Đây quả là một con số ấn tượng.

Có thể nói, sự kiện chính là bước tiến ngoạn mục với dịch vụ tổ chức sự kiện của GP. Từ đây, GP càng không ngừng học hỏi, đầu tư công nghệ để “Hybrid Virtual Event”- Sự kiện ảo trực tuyến lai bối cảnh thực tế trở thành một dịch vụ “đinh” của công ty. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng và giao cho GP tổ chức loại hình này với sự kiện của họ.

Và đến thời điểm hiện tại, GP hoàn toàn tự tin để thực hiện Hybrid Virtual Event với bất kỳ quy mô và yêu cầu nào.